Sivil toplum kuruluşlarında, meslek komitelerinde, oda ve sektör
meclislerinde yıllardır sorunlar konuşuluyor. Kamu yöneticileri davet ediliyor,
katılımcılar söz alıyor, görüşler açıklanıyor ve notlar tutuluyor.
Benim bulunduğum bazı toplantılarda eksikliğini hissettiğim şey,
konuşulan konunun sonrasında izlenebilir bir çalışmaya dönüşmesidir. Hangi
öneri raporlaştırıldı? Hangi makama gönderildi? Ne cevap alındı? Bir sonraki
toplantıya kadar ne değişti?
Bu soruların cevabı görünür olmadığında, toplantının hizmete nasıl
dönüştüğünü de göremiyorum. Bu kişisel gözlemimi bütün kuruluşların hiçbir
sonuç üretmediği şeklinde genellemek doğru olmaz. Nitekim TOBB’nin yayımladığı
sektör raporları bulunmaktadır.[4] Mesele, raporun varlığının ötesinde,
önerilerin yetkili makama başvuruya, kurumsal takibe ve uygulamaya nasıl
dönüştüğünü açıklayabilmektir.
TOBB Türkiye Sektör Meclisleri Müdürlüğünün resmî görev açıklamasında,
hazırlanan rapor ve görüşlerin gerekli görülen durumlarda Birlik Başkanının
onayıyla ilgili mercilere iletilmesi de yer almaktadır.[5] Bu örnek,
istişarenin yazılı çıktıya ve kurumsal iletişime dönüşebildiğini gösterir. Her
derneğin ve meclisin hukuki yapısı aynı değildir; fakat sorunları kayıt altına
alma, başvuruya dönüştürme ve sonuçlarını izleme anlayışı hepsi için
geliştirilebilir.
Bir kamu yöneticisinin toplantıya katılıp görüş dinlemesi değerlidir.
Ancak salonda not alınmasıyla, konunun kurumda kayıtlı bir talep olarak işleme
girmesi aynı aşama değildir. Kurumda işlem başlatılmışsa bunun kaydı;
başlatılmamışsa toplantı sonrasında kimin hangi yazıyı göndereceği belli
olmalıdır.
Aynı şekilde, “sorunları aktardık” cümlesi faaliyet hakkında bilgi
verir; çözüm hakkında yeterli bilgi vermez. Toplantının çıktısı; sorunun
tanımı, dayanakları, önerilen çözüm, muhatap kurum, başvuruyu yapacak kişi veya
birim ve takip yöntemiyle birlikte ortaya konmalıdır.
Sivil toplumun görevi, sahadaki deneyimi kullanılabilir bilgiye
dönüştürmektir. Sorunun kapsamını göstermek, etkilediği kesimleri açıklamak,
seçenekleri değerlendirmek ve yetkili makamdan somut bir işlem istemek gerekir.
Her mesele büyük bir yatırım projesi gerektirmez. Bazen bir uygulama
değişikliği, bazen mevcut hükmün uygulanması, bazen de kurumlar arasında
koordinasyon yeterli olabilir.
Bir başka konu, farklı kuruluşlarda aynı kişilerin sıkça bir araya
gelmesidir. Bir kişinin birden fazla yapıda görev alması tek başına yanlış değildir.
Deneyim ve bağlantılar ortak çalışmayı kolaylaştırabilir. Fakat bu durum temsil
alanını daraltıyorsa, toplantılarda sürekli aynı görüşler duyuluyorsa ve
sahadaki farklı kesimlere yer açılmıyorsa sorgulanmalıdır.
Küçük işletmeler, yeni girişimciler, üreticiler, çalışanlar ve
hizmetten yararlanan vatandaşlar bu masalara ne ölçüde katılabiliyor? Gündemi
yalnızca sürekli davet edilenler mi belirliyor? Üyelerin talepleri hangi
yöntemle toplanıyor?
Ticari iş birliği geliştirmek iş dünyası kuruluşlarının faaliyetleri
arasında bulunabilir. Ancak ortak sorunları çözme iddiasıyla yapılan bir
toplantının üyeye ve topluma sağladığı yarar da görünür olmalıdır. Belge
olmadan kişilere ayrıcalık arama amacı yüklemek yerine, kararların nasıl
alındığını, hangi taleplerin önceliklendirildiğini ve kimlerin yararlandığını
soralım.
Harcama konusunda da aynı titizlik gereklidir. Ben kendi cebimden
yapılan harcamanın da bu ülkenin emeğiyle kazanıldığını düşünüyorum. Kamu
bütçesi, üye aidatı, sponsorluk ve kişisel ödeme hukuken aynı kaynak değildir.
Buna rağmen hepsinde kaynak ve zamanın verimli kullanılması önemlidir.
Özellikle kamu veya üye kaynakları kullanılıyorsa giderlerin ve elde edilen
sonuçların açıklanması beklenmelidir.
Benim önerim, toplantıdan sonra kısa ve izlenebilir bir sonuç raporu
hazırlanmasıdır. Raporda sorun, dayanak, önerilen çözüm, muhatap kurum,
başvuruyu ve takibi üstlenen kişi veya birim ve hedef tarih bulunmalıdır.
Başvuru yapıldığında tarihi ve kayıt numarası eklenmeli; gelen cevap, yapılan
işlem ve sonraki adım işlenmelidir.
Kuruluşlar kendi iç işleyişlerinde, örneğin ilk on beş günde raporu
tamamlama, otuzuncu günde başvuru durumunu gözden geçirme ve doksanıncı günde
ilerlemeyi açıklama hedefleri koyabilir. Bunlar bütün kuruluşlara uygulanmış
yasal süreler değil, önerdiğim çalışma disiplinidir.
Bir sonraki toplantı da önceki toplantının takibiyle başlamalıdır.
Çözülen, bekleyen, reddedilen ve yeniden ele alınması gereken konular
açıklanmalıdır. Tanışma amacıyla düzenlenen bir buluşmanın ilk çıktısı ise
çalışma gündemi, başvuru sorumluları ve takip takviminin belirlenmesi olabilir.
Bu ölçüyü önce kendimize uygulamalıyız. Benim düzenlediğim toplantı da
aynı sorulara cevap verebilmelidir. Katılımın kalabalık olması, tek başına
başarı ölçüsü sayılamaz.
Toplantıyı düzenleyenlerin açıklaması gereken şey, vatandaşın, üyenin
ve sektörün o toplantıdan sonra hangi faydayı gördüğüdür. Ortak akıl, yetkili
makama iletilen ve sonucu takip edilen işe dönüştüğü ölçüde değer kazanır.
